Stock - Hướng dẫn chi tiết

Stock dùng để quản lý vật tư, hàng hóa, kho, nhập kho, xuất kho, chuyển kho và kiểm tra tồn kho trong Tân Tiến ERP.

Đường dẫn ERP: /desk/stock

1. Giới thiệu màn hình Stock

Vào Desktop > Stock hoặc dùng Ctrl+K rồi gõ Stock.

Các khu vực thường dùng:

Khu vực	Dùng để
Item	Tạo và quản lý mã vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
Warehouse	Tạo và quản lý kho, vị trí lưu hàng.
Stock Entry	Nhập kho, xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh kho.
Reports	Xem tồn kho, lịch sử nhập xuất, tồn dự kiến.
Settings	Cấu hình kho. Chỉ admin hoặc quản lý kho nên sửa.

Nguyên tắc dùng Stock

Luôn tạo đúng Item và Warehouse trước. Sau đó mới nhập kho, xuất kho hoặc chuyển kho bằng Stock Entry.

2. Tạo Item mới

Item là mã hàng, vật tư hoặc dịch vụ. Muốn nhập xuất kho, Item phải tồn tại trước.

Bước 1 - Mở danh sách Item

Vào Stock > Item.

Bước 2 - Bấm Add Item

Bấm Add Item ở góc phải.

Bước 3 - Nhập thông tin Item

Các trường cần nhập:

Trường	Cách nhập
Item Code	Mã vật tư/hàng hóa, không trùng. Ví dụ: VT-001, SP-001.
Item Name	Tên dễ hiểu để người dùng tìm được.
Item Group	Nhóm hàng. Ví dụ: thiết bị, vật tư, thành phẩm, dịch vụ.
Stock UOM	Đơn vị tồn kho: cái, bộ, mét, kg, giờ.
Maintain Stock	Bật nếu cần quản lý tồn kho. Tắt nếu là dịch vụ.
Is Sales Item	Bật nếu item dùng để bán.
Is Purchase Item	Bật nếu item dùng để mua.

Bước 4 - Save

Bấm Save để lưu Item.

Lưu ý quan trọng

Không đổi Stock UOM sau khi Item đã có giao dịch tồn kho, vì dễ làm sai tồn và sai quy đổi.

3. Tạo hoặc kiểm tra Warehouse

Warehouse là kho hoặc vị trí lưu hàng. Nhập xuất kho phải chọn đúng Warehouse.

Bước 1 - Mở Warehouse

Vào Stock > Warehouse.

Bước 2 - Tạo Warehouse nếu cần

Bấm Add Warehouse.

Trường cần chú ý:

Trường	Ý nghĩa
Warehouse Name	Tên kho. Ví dụ: Kho Tổng, Kho Sản Xuất, Kho Thành Phẩm.
Parent Warehouse	Kho cha nếu phân cấp kho.
Company	Công ty dùng kho.
Is Group	Bật nếu đây là kho nhóm, không nhập hàng trực tiếp.

Bước 3 - Save

Bấm Save để lưu Warehouse.

Gợi ý đặt kho

Nên tách kho theo nghiệp vụ: Kho Nguyên Vật Liệu, Kho Sản Xuất, Kho Thành Phẩm, Kho Bảo Hành, Kho Hủy.

4. Nhập kho bằng Stock Entry

Dùng khi đưa hàng vào kho không qua mua hàng, ví dụ nhập tồn đầu kỳ, nhập sản xuất xong, nhập điều chỉnh.

Bước 1 - Mở Stock Entry

Vào Stock > Stock Entry.

Bước 2 - Bấm Add Stock Entry

Bấm Add Stock Entry.

Bước 3 - Chọn loại phiếu nhập

Chọn Stock Entry Type phù hợp:

Loại	Khi dùng
Material Receipt	Nhập hàng vào kho.
Manufacture	Nhập thành phẩm sau sản xuất.
Repack	Đổi quy cách, đóng gói lại.
Material Transfer	Chuyển hàng giữa kho.
Material Issue	Xuất hàng ra khỏi kho.

Với nhập kho thường, chọn Material Receipt.

Bước 4 - Nhập dòng hàng

Trong bảng Items, nhập:

Trường	Cách nhập
Item Code	Chọn mã hàng cần nhập.
Qty	Số lượng nhập.
Target Warehouse	Kho nhận hàng.
Basic Rate	Giá nhập hoặc giá trị tồn nếu hệ thống yêu cầu.

Bước 5 - Save và Submit

Bấm Save, kiểm tra lại số lượng và kho, rồi bấm Submit.

Kiểm tra trước Submit

Sau khi Submit, phiếu sẽ ảnh hưởng tồn kho. Nếu sai, phải hủy hoặc tạo phiếu điều chỉnh theo quyền hệ thống.

5. Xuất kho bằng Stock Entry

Dùng khi đưa hàng ra khỏi kho không qua đơn bán, ví dụ xuất vật tư cho sản xuất, xuất hủy, xuất nội bộ.

Bước 1 - Tạo Stock Entry mới

Vào Stock > Stock Entry > Add Stock Entry.

Bước 2 - Chọn Material Issue

Tại Stock Entry Type, chọn Material Issue.

Bước 3 - Nhập dòng hàng xuất

Trong bảng Items, nhập:

Trường	Cách nhập
Item Code	Mã hàng cần xuất.
Qty	Số lượng xuất.
Source Warehouse	Kho xuất hàng.

Bước 4 - Save và Submit

Bấm Save, kiểm tra tồn và kho xuất, rồi bấm Submit.

Lỗi thường gặp khi xuất kho

Nếu hệ thống báo không đủ tồn, kiểm tra đúng Source Warehouse, đúng Item Code, đúng ngày chứng từ và tồn thực tế trong Stock Balance.

6. Chuyển kho

Dùng khi chuyển hàng từ kho này sang kho khác, ví dụ từ Kho Tổng sang Kho Sản Xuất.

Bước 1 - Tạo Stock Entry mới

Vào Stock > Stock Entry > Add Stock Entry.

Bước 2 - Chọn Material Transfer

Tại Stock Entry Type, chọn Material Transfer.

Bước 3 - Nhập kho đi và kho đến

Trong bảng Items, nhập:

Trường	Cách nhập
Item Code	Mã hàng chuyển kho.
Qty	Số lượng chuyển.
Source Warehouse	Kho xuất.
Target Warehouse	Kho nhận.

Bước 4 - Submit

Bấm Save rồi Submit. Hệ thống giảm tồn kho xuất và tăng tồn kho nhận.

7. Xem tồn kho bằng Stock Balance

Dùng để xem tồn hiện tại theo Item và Warehouse.

Bước 1 - Mở báo cáo Stock Balance

Vào Stock > Stock Balance.

Bước 2 - Lọc dữ liệu

Bộ lọc nên dùng:

Bộ lọc	Ý nghĩa
Company	Công ty cần xem tồn.
Warehouse	Kho cần xem.
Item Code	Mã hàng cần kiểm tra.
From Date / To Date	Khoảng ngày báo cáo.

Bước 3 - Đọc kết quả

Các cột quan trọng:

Cột	Ý nghĩa
Opening Qty	Tồn đầu kỳ.
In Qty	Tổng số lượng nhập.
Out Qty	Tổng số lượng xuất.
Balance Qty	Tồn cuối kỳ.
Balance Value	Giá trị tồn.

8. Xem lịch sử nhập xuất bằng Stock Ledger

Stock Ledger cho biết từng giao dịch làm tăng hoặc giảm tồn kho.

Cách mở: Stock > Stock Ledger.

Bộ lọc nên dùng:

Bộ lọc	Khi dùng
Item Code	Khi cần xem lịch sử một mã hàng.
Warehouse	Khi cần xem lịch sử trong một kho.
Voucher Type	Khi cần lọc theo loại chứng từ.
From Date / To Date	Khi cần kiểm tra theo thời gian.

Dùng Stock Ledger khi cần trả lời: ai nhập, ai xuất, chứng từ nào làm tồn thay đổi.

9. Kiểm kê và điều chỉnh tồn

Khi tồn ERP khác tồn thực tế, dùng Stock Reconciliation theo quy trình kiểm kê.

Quy trình đề xuất

1. Xuất báo cáo Stock Balance trước kiểm kê.
2. Kiểm hàng thực tế tại kho.
3. Lập bảng chênh lệch.
4. Tạo Stock Reconciliation.
5. Nhập số lượng thực tế và giá trị nếu cần.
6. Kiểm tra lại với quản lý kho.
7. Submit để điều chỉnh tồn.

Quyền kiểm kê

Chỉ quản lý kho hoặc kế toán kho nên được quyền Submit Stock Reconciliation.

10. Luồng làm việc kho khuyến nghị

flowchart TD
    A["Tạo Item"] --> B["Tạo Warehouse"]
    B --> C["Nhập kho"]
    C --> D["Xuất kho hoặc chuyển kho"]
    D --> E["Xem Stock Balance"]
    E --> F["Đối chiếu Stock Ledger"]
    F --> G["Kiểm kê định kỳ"]

11. Lỗi thường gặp

Lỗi	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không tìm thấy Item	Item chưa tạo hoặc bị disable.	Kiểm tra danh sách Item, bỏ lọc, kiểm tra trạng thái.
Không nhập được kho	Chưa chọn Target Warehouse.	Chọn đúng kho nhận hàng.
Không xuất được kho	Không đủ tồn hoặc sai Source Warehouse.	Mở Stock Balance kiểm tồn theo đúng kho.
Sai tồn sau khi nhập xuất	Chọn nhầm kho, nhầm ngày, nhầm Item.	Xem Stock Ledger để truy nguồn chứng từ.
Không sửa được phiếu	Phiếu đã Submit.	Hủy phiếu theo quyền hoặc tạo phiếu điều chỉnh.
Giá trị tồn sai	Thiếu Basic Rate hoặc cấu hình định giá chưa đúng.	Kiểm tra valuation method và rate trước Submit.

12. Checklist trước khi Submit phiếu kho

• Đúng Company.
• Đúng Posting Date.
• Đúng Item Code.
• Đúng Qty.
• Đúng Source Warehouse khi xuất/chuyển.
• Đúng Target Warehouse khi nhập/chuyển.
• Đúng Stock Entry Type.
• Người phụ trách kho đã kiểm tra chứng từ.

13. Phân quyền đề xuất

Vai trò	Quyền nên có
Nhân viên kho	Tạo nháp Stock Entry, xem tồn kho.
Quản lý kho	Submit Stock Entry, duyệt điều chỉnh.
Kế toán kho	Xem giá trị tồn, đối chiếu Stock Ledger.
Admin	Cấu hình Stock Settings, phân quyền.

14. Gợi ý quy trình thực tế cho Tân Tiến

Tình huống	Chứng từ nên dùng
Nhập tồn đầu kỳ	Stock Entry - Material Receipt hoặc Stock Reconciliation.
Nhập vật tư mua ngoài	Purchase Receipt nếu dùng module Buying; nếu chưa dùng Buying thì Stock Entry - Material Receipt.
Xuất vật tư sản xuất	Stock Entry - Material Issue hoặc Material Transfer sang kho sản xuất.
Nhập thành phẩm	Stock Entry - Manufacture hoặc Material Receipt theo quy trình sản xuất.
Chuyển kho nội bộ	Stock Entry - Material Transfer.
Điều chỉnh sau kiểm kê	Stock Reconciliation.