Quy trình Buying

Luồng mua hàng chuẩn:

1. Material Request
2. Request for Quotation
3. Supplier Quotation
4. Purchase Order
5. Purchase Receipt
6. Purchase Invoice
7. Payment Entry

Bước 1 - Material Request

Dùng khi bộ phận cần mua hàng/vật tư.

Trường chính:

• Item.
• Quantity.
• Required By.
• Warehouse.
• Purpose.

Bước 2 - RFQ và Supplier Quotation

Dùng khi cần hỏi giá nhiều nhà cung cấp.

• RFQ gửi yêu cầu báo giá.
• Supplier Quotation lưu báo giá nhận được.
• So sánh giá, thời gian giao, điều kiện thanh toán.

Bước 3 - Purchase Order

Purchase Order là đơn mua gửi nhà cung cấp.

Checklist:

• Supplier đúng.
• Item, quantity, rate đúng.
• Required By đúng.
• Taxes đúng.
• Warehouse nhận đúng.

Bước 4 - Purchase Receipt

Ghi nhận hàng đã nhận vào kho.

• Kiểm tra số lượng thực nhận.
• Kiểm tra warehouse.
• Kiểm tra batch/serial nếu có.
• Submit để cập nhật tồn kho.

Bước 5 - Purchase Invoice

Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.

• Có thể tạo từ PO hoặc Purchase Receipt.
• Kiểm tra tax, account, payable account.
• Submit để ghi nhận công nợ.

Bước 6 - Payment Entry

Thanh toán cho nhà cung cấp.

• Payment Type: Pay.
• Party Type: Supplier.
• Allocate vào Purchase Invoice.