Appearance
Quy trình CRM → Selling
Luồng này dùng từ lúc có khách hàng tiềm năng đến lúc bán hàng, giao hàng, xuất hóa đơn và thu tiền.
Sơ đồ luồng
- Lead
- Opportunity
- Customer
- Quotation
- Sales Order
- Delivery Note
- Sales Invoice
- Payment Entry
Bước 1 - Tạo Lead
Lead dùng để ghi nhận khách hàng tiềm năng.
Trường cần nhập:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Lead Name | Tên người/công ty liên hệ. |
| Organization Name | Tên tổ chức nếu có. |
| Email / Mobile No | Thông tin liên hệ. |
| Source | Nguồn lead: website, giới thiệu, gọi điện. |
| Status | Lead, Open, Replied, Opportunity, Converted. |
Bước 2 - Tạo Opportunity
Opportunity dùng khi lead đã có nhu cầu rõ hơn.
Nên ghi:
- Nhu cầu khách hàng.
- Giá trị dự kiến.
- Ngày dự kiến chốt.
- Người phụ trách.
- Xác suất chốt nếu có.
Bước 3 - Chuyển thành Customer
Khi khách đủ điều kiện giao dịch, tạo Customer từ Lead/Opportunity hoặc tạo trực tiếp trong Customer.
Checklist Customer:
- Tên đúng pháp lý.
- Customer Group đúng.
- Territory đúng.
- Contact và Address đầy đủ.
- Tax ID nếu cần xuất hóa đơn.
Bước 4 - Tạo Quotation
Quotation là báo giá gửi khách.
Trường quan trọng:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Customer | Khách nhận báo giá. |
| Items | Hàng hóa/dịch vụ báo giá. |
| Quantity | Số lượng. |
| Rate | Đơn giá. |
| Taxes and Charges | Thuế/phí. |
| Valid Till | Hạn hiệu lực báo giá. |
Bước 5 - Tạo Sales Order
Sales Order là đơn bán sau khi khách xác nhận.
Lưu ý:
- Nên tạo từ Quotation để giữ liên kết.
- Kiểm tra delivery date.
- Kiểm tra kho nếu hàng có tồn kho.
- Submit Sales Order sau khi xác nhận nội bộ.
Bước 6 - Delivery Note
Delivery Note dùng để ghi nhận giao hàng và trừ kho.
Checklist:
- Đúng Customer.
- Đúng Item và số lượng.
- Đúng Warehouse xuất.
- Kiểm tra tồn kho trước khi Submit.
Bước 7 - Sales Invoice
Sales Invoice ghi nhận doanh thu và công nợ.
Có thể tạo từ:
- Sales Order.
- Delivery Note.
- Tạo trực tiếp nếu nghiệp vụ cho phép.
Trước khi Submit:
- Kiểm tra Customer.
- Kiểm tra ngày hạch toán.
- Kiểm tra thuế.
- Kiểm tra tài khoản doanh thu/công nợ.
Bước 8 - Payment Entry
Payment Entry ghi nhận khách thanh toán.
- Payment Type: Receive.
- Party Type: Customer.
- Party: khách hàng.
- Paid To: tài khoản nhận tiền.
- Allocate vào Sales Invoice đúng.
Báo cáo nên xem
- Sales Register.
- Accounts Receivable.
- Customer Ledger.
- Sales Analytics.